Herramientas para optimizar la productividad: ¿Cómo utilizarlas?

Nos esforzamos por ser más productivo y tratamos de abarcar más en casa y en el trabajo. Sin embargo, en esta era de donde predomina lo remoto mantener un sistema de productividad puede ser una tarea difícil.

No es ningún secreto que la productividad es vital para el éxito profesional e incluso la felicidad personal. Las personas productivas son activos preciados para las organizaciones, por su impacto positivo en el desarrollo de las metas, al tiempo que la productividad brinda satisfacción y una sensación de logro al individuo. 

Con los tiempos crecientes y ocupados, la productividad es algo que todos esperan. Constantemente nos esforzamos por ser más productivo y tratamos de abarcar más en casa y en el trabajo. Sin embargo, en esta era de donde predomina lo remoto, con distracciones en el espacio personal y digital, mantener un sistema de productividad puede ser una tarea difícil. 

¿Se pregunta cómo hacerlo? ¿Qué herramientas se pueden utilizar para alcanzar este sistema de productividad? ¿cómo mantener la atención enfocada a hacer más con menos tiempo?  A continuación, le explicamos:

¿Qué son las herramientas de productividad?

Son softwares, metodologías o guiaturas diseñadas para simplificar tareas, agilizar el flujo de trabajo y, a menudo, incluir funciones que permitan acceder a documentos rápidamente, visualizar la planificación de un proyecto, las tareas asignadas, su progreso y la colaboración con otras personas.

Conocer y utilizar estas herramientas en el día a día, aumenta el rendimiento de tareas rutinarias, permitiendo una colaboración perfecta y reduciendo los estancamientos en cualquier proceso que este ejecutando. Esto se debe a que su objetivo es ayudar a ahorrar tiempo, completar el trabajo de manera eficiente, limitar las distracciones y simplificar procesos.

Las herramientas de productividad son ideales tanto para personas como organizaciones, pequeñas y medianas empresas, startups y/o emprendimientos para que puedan lograr desde simples metas hasta proyectos ambicioso, permitiendo a todos los involucrados estar en sintonía para concretar el mismo objetivo. 

De igual forma, aportan múltiples beneficios como: ahorro del tiempo, mejora de la comunicación, agilización de los procesos, mejor entendimiento entre los involucrados, fácil acceso a la información, contenido y asignación de recursos.

Tipos de herramientas para optimizar la productividad

Usar herramientas de productividad puede hacer que sienta satisfacción con el trabajo, lo que también beneficia el estado de ánimo y la salud mental. Existen múltiples formas de abordar e interpretar la productividad, al tiempo que se dispone de un sinfín de tecnologías que varían según su propósito: 

• Comunicación y colaboración: Son aquellas que nos permiten facilitar la comunicación y la integración del equipo, mejorando así la mejora de los procesos de negocio. Entre las ellas destacan: Microsoft Team, Slack, Google Hangout, Skype for business, entre otros.
   
• Seguimiento del tiempo: Permiten las tareas en orden de prioridades, con el conocimiento que tiene un determinado tiempo para establecer metas y objetivos. Entre las ellas destacan: Google Calendar, Pomodoro Tomato Timer, Evernote, Asana y Trello, entre otros.
   
• Gestión de proyectos: Facilitan la organización eficazmente el trabajo y gestionen proyectos y tareas. Los más utilizados son el diagrama de Gantt y el diagrama PERT, al tiempo que herramientas como Airtable, Monday, Microsoft Project o Teamwork, resultan de gran utilidad para cumplir los objetivos.
   
• Toma de notas: Ayudan a organizar toda la información generada es muy importante, para sincronizarla en todos los dispositivos y hacer del día a día más productivo. OneNote, Google Keep, EverNote y Notion son algunas de las plataformas que ayudaran en las actividades personales y laborales.
   
• Distracciones y herramientas de enfoque: Es probable que la productividad laboral se vea afectada durante los largos ratos que pasamos diariamente frente a los dispositivos, por lo que utilizar una herramienta que ayude a ser más productivo es importante. TomatoTimer, Freedom, Keep me out y StayFocusd son algunas de las opciones que se pueden utilizar, sin embargo, recuerde que ninguna herramienta es un reemplazo completo para el enfoque natural. Si tiene dificultades para concentrarse, es posible que deba eliminar el estrés antes de presar toda su atención a un proyecto.
   
• Documentación: Estas herramientas reducen el tiempo y el esfuerzo necesarios para producir documentos y archivos de ayuda, al ofrecer en una sola aplicación autocontenida todas las funciones necesarias para escribir y publicar manuales de ayuda. Google Drive, Microsoft Word, Open Km y Drupal son algunas de las plataformas para estos procesos.
   
• Compartir archivos y documentos: Permite almacenar archivos como compartirlos con terceros de una manera fácil, rápida y segura. Esto significa darle acceso a otras personas al mismo archivo con que estás trabajando, lo que permite que ellos también puedan trabajar al mismo tiempo en ese documento.  One Drive, Dropbox, WeTransfer, MailBigFile, SendThisFile son algunas de las plataformas útiles para esta función.

De igual forma, según el mercado actual, los softwares de productividad se dividen en una de cuatro categorías principales:

Software de Medición del rendimiento: Son aquellos que intentan hacer que la productividad sea cuantitativa, proporcionando cifras para darle algún tipo de medida de cómo se desempeña a lo largo del tiempo. Si bien la sustancia de lo que miden puede diferir, todos tienden a adoptar rendimiento productivo en imágenes útiles. Se trata de obtener información y autoconocimiento para que pueda abordar procesos y comportamientos, y establecer nuevos objetivos personales ambiciosos.

Software Automatización del trabajo de bajo valor: Se ocupa de la subcontratación eliminando lo improductivo del día a día, para que tener más tiempo y energía para aquellas que importan. Estas herramientas invariablemente utilizan alguna forma de aprendizaje automático para que puedan aprender cómo realiza una tarea y comenzar a desempeñarse naturalmente con el mismo estándar en su nombre. Esto significa que se centran en tareas administrativas simples y repetitivas, como la entrada de datos y la gestión del calendario.

Software para simplificar procesos: Se centra en proporcionar atajos, simplificando los procesos y flujos de trabajo para minimizarlos. A diferencia de la categoría anterior, no eliminan completamente los problemas, solo los hacen más fáciles de manejar. Estos pueden venir en forma de complementos de navegador e integraciones de aplicaciones, así como software a medida para tareas específicas. La mayoría de estas herramientas básicamente organizan y simplifican nuestro espacio de trabajo digital, desde localizar archivos, compartir documentos y almacenar contraseñas, hasta extraer datos entre herramientas y guardar enlaces de recursos para futuras referencias.

Software para ayudar a la concentración: Este tipo de software trata de apuntar a los hábitos y comportamientos, ayudando a proporcionar motivación y disciplina para reforzar su enfoque y poder de permanencia. Como "hacks" productivos, ofrecen estrategias pequeñas y prácticas para quedarse atascado en el trabajo. No están diseñados para todos, pero algunos han demostrado ser muy populares.
Ya sea en el trabajo o en el entorno personal, comprender estas opciones ayuda a seleccionar aquellas que exponencien nuestro trabajo. Por ello hay que tomar en cuenta que, sin importar cual se utilice, es clave mantener la disciplina, promover la formación profesional continua, así como una comunicación constante con tu equipo de trabajo y una buena organización para tener resultados positivos en su sistema de productividad. 

Al respecto, Tony Wong quién es considerado genio de la productividad, comenta que un individuo debe seguir los siguientes pasos en su jornada diaria para ser productivo:

Crear lista de actividades del día

Tomar espacios cortos para descansar

No invierta tiempo en actividades sin importancia real

Iniciar el día concentrándose en sí mismo

Dar prioridad a las actividades más complejas, para el inicio del día

Ser productivo requiere de herramientas y habilidades que puede hacer su trabajo mucho más eficiente, rápido y productivo con la ayuda de estos, sin embargo, recuerde que no pueden hacerlo de forma independiente.